賃貸借契約時の必要書類！提出が必要な理由とは？

希望に合ったお部屋が見つかったら、賃貸借契約を結ぶために、複数の必要書類を準備しなくてはなりません。
保証人にも用意してもらう書類があるため、必要書類を不備なく揃えられるように早めに把握しておくことが、賃貸借契約をスムーズに進められることにつながります。
そこで今回は、賃貸借契約の代表的な必要書類である、印鑑証明書・住民票・収入証明書についてそれぞれ詳しく解説します。

連帯保証人の必要書類！賃貸借契約で印鑑証明書を提出する理由

賃貸物件を借りるまでの大まかなステップは、入居したいお部屋が見つかったら、審査を受け、通過すると賃貸借契約を結ぶ流れです。
賃貸借契約では、印鑑証明書も必要書類のひとつですが、入居者本人以外に連帯保証人も関係する書類となります。

提出が求められる対象

賃貸借契約をおこなう際、ケースによっては、入居者本人に実印と印鑑証明書を求める場合があります。
これは、入居者本人が賃貸借契約をおこなうことを証明するための必要書類です。
法律上、本人の実印（認印）と銀行印で賃貸借契約を成立させることが可能です。
そのため、入居者本人が賃貸借契約の際に印鑑証明書を必要書類として求められないこともあります。
なお、銀行印は、銀行口座から家賃を引き落とす場合に必要です。
一方で、連帯保証人は実印にくわえて、印鑑証明書の提出が求められることがあります。

連帯保証人の提出が必要な理由

入居者本人が印鑑証明書の提出を求められない場合でも、なぜ連帯保証人の必要書類になるのでしょうか。
賃貸借契約をおこなう際、多くの場合は、連帯保証人が同席することはありません。
一般的には、郵送でやりとりをして、契約書に署名と捺印をすることが一般的です。
実印の捺印だけでなく、印鑑証明書が添付されることによって、連帯保証人本人によるものとの信憑性が高まります。
貸主は、万が一、家賃滞納が生じた際には、連帯保証人へ支払いの対応を求めることを想定しています。
印鑑証明書の添付は、貸主の安心にもつながるものです。
賃貸借契約を円滑に結ぶためにも、必要に応じて協力的に提出することがおすすめです。
ただし、連帯保証人となる方に、印鑑証明書がない場合もあります。
このような場合、公的機関で印鑑登録をおこなったり、保証会社を利用したりすることがあります。
保証会社を利用することで、連帯保証人を立てる必要がなくなる場合は、印鑑証明書の提出も必要ありません。

必要書類の住民票！賃貸借契約で使うときの有効期限も解説

賃貸物件を借りるときに欠かせない賃貸借契約で、住民票も必要書類のひとつに挙げられます。
住民票の用意をするときには、提出が必要になる理由のほかに、マイナンバーの扱いや有効期限も押さえておきたいポイントです。

住民票が必要になる理由

賃貸借契約の必要書類には、住民票が含まれています。
これは、入居者の身元確認に使用されるためです。
運転免許証も本人確認書類として提出されますが、住民票も求められる理由があります。
住民票には、運転免許証には記載のない世帯主や本人の前の住所などの情報も含まれているためです。
これにより、運転免許証と住民票を照らし合わせることが可能となります。
貸主としては、入居者の身元を確実に把握したいと考えています。
住民票の提出により、公的な書類から入居者の身元確認を行うことができるため、住民票は必要書類とされています。

取得する住民票

賃貸借契約の必要書類の一つである住民票は、正式な名称が「住民票の写し」です。
役所に登録されているものが住民票の原本であり、住民票の写しは、その原本から情報を転記したものです。
賃貸借契約の際に住民票を取得する際には、マイナンバーに注意する必要があります。
マイナンバーには個人の所得や年金などの重要な情報が関連付けられています。
そのため、住民票を取得する際には、マイナンバーの記載がないものを指定し、それを取得するよう手続きをおこないましょう。
不動産会社は、個人情報を慎重に取り扱っていますので、マイナンバーの記載がある住民票の写しを提出しても受け取ることができず、再度取得する必要があるかもしれません。
また、住民票の写しには謄本と抄本の2種類があります。
謄本は世帯の全員の情報が記載されており、抄本は本人のみの情報が記載されています。
通常、賃貸物件で一人暮らしをする場合は抄本、ファミリーで暮らす場合は謄本を取得しますが、どちらを取得すべきか事前に確認しておくと安心です。

必要書類としての有効期限

住民票の写しは、賃貸借契約を結ぶ際に提出されます。
交付された住民票の写しには使用期限は設けられていませんが、一般的には賃貸借契約を締結する際には、発行から3か月以内のものが求められます。
有効期限が設定される理由は、長期間経過した住民票の写しでは、記載内容が現状と一致しない可能性があるためです。
住民票を適切に用意するには、記載内容だけでなく期限にも注意する必要があります。
賃貸物件への引っ越しを検討している場合は、必ず用意する書類の一つとなるため、期限を意識しながら準備を進めることが重要です。

支払い能力を示す必要書類！収入証明書が賃貸借契約に必要な理由

実は、収入証明書といった名称の書類はなく、賃貸借契約を結ぶためには、収入を証明する書類を用意することになります。
ここでは、賃貸借契約の必要書類となる収入証明書について解説します。

収入証明書が必要な理由

賃貸借契約をおこなう際の必要なステップの一つは、大家さんによる入居審査です。
この審査は、入居希望者が家賃を継続して支払う能力を備えているかなどを、多角的に判断するためにおこなわれます。
そのため、支払い能力を評価するための重要な書類として、収入証明書が必要です。
収入証明書は、収入を証明する書類の総称であり、場合によって提出されます。
賃貸借契約を締結する際には、連帯保証人に対しても収入証明書の提出が一般的に求められます。

収入証明書として有効な書類

必要書類として利用できる収入証明書を、発行できる場所ごとにご紹介します。
市町村役場で受け取れる書類
所得証明書、課税証明書、および所得・課税証明書の3つは、市町村役場で入手できる収入証明書です。
これらは公的機関が発行するため、信頼性が高い特徴があります。
役場の窓口で即座に取得できますが、郵送の場合は通常3日から10日ほどかかることがあります。
ただし、一般的に前年分の書類は6月上旬から中旬に取得可能となりますので、それ以前に必要な場合は、ほかの方法で対応することを検討する必要があるでしょう。
会社が発行する書類
会社員の方が用意する収入証明書としては、会社から発行される源泉徴収票や給与支払証明書が利用可能です。
源泉徴収票は、毎年12月になると会社から配布されます。
給与支払証明書が必要な場合は、会社に依頼すると発行してもらうことができます。
自分で用意できる書類
自営業や副業をしている方の収入証明書には、確定申告書の写しを使用することが可能です。
確定申告書は、申告者が保管している書類であり、再度取得する必要はありません。
会社員で確定申告をおこなっている場合は、確定申告書も収入証明書として利用できます。
また、場合によっては、銀行の通帳の写しを収入証明書として提出できることもあります。

まとめ

希望に合う賃貸物件がみつかったら、審査を経て、賃貸借契約を結びます。
その際に、身元確認などに用いられるのが、住民票をはじめとする必要書類です。
収入証明書など取り寄せに時間がかかる場合もあるため、余裕をみて準備しておくと、手続きもスムーズに進められるでしょう。